ISO 16175-2:2011
情報と文書 電子オフィス環境における記録の原則と機能要件 パート 2: デジタル記録管理システムのガイダンスと機能要件

規格番号

ISO 16175-2:2011

制定年

2011

出版団体

International Organization for Standardization (ISO)

最新版

ISO 16175-2:2011

範囲

この部分の範囲は、「電子記録管理システム」または「エンタープライズ コンテンツ管理システム」と呼ばれることが多い製品に限定されます。 この部分では、主な機能が記録管理であるソフトウェア アプリケーションに対して、デジタル記録管理システムという用語を使用します。 ビジネス システム内でまだ使用され保持されている記録に対する要件を設定しようとするものではありません。 電子メール、ワープロ、スプレッドシート、および画像アプリケーション (テキスト文書、静止画または動画など) によって作成されたデジタル オブジェクトは、ビジネス価値があると認識されている場合、設定された機能要件を満たすデジタル記録管理システム内で管理する必要があります。 この部分ではアウトです。 デジタル記録管理システムによって管理される記録は、さまざまな異なるメディア形式で保存でき、デジタル要素と非デジタル要素の両方を含むハイブリッド記録集合体で管理できます。 この部分には、一般的なシステム管理や設計要件など、記録管理に固有ではない要件や記録管理に必要でない要件は含まれません。 また、パフォーマンス、拡張性、使いやすさなど、すべてのソフトウェア アプリケーションに共通する要件も含まれません。 このドキュメントの対象読者を考慮すると、設計仕様の作成、調達、評価プロセスに関する一定レベルの知識も前提としているため、これらの問題はこのパートでは取り上げられません。 この部分の要件には含まれていませんが、記録管理システムの非記録管理機能要件の重要性は、セクション 4.2: 機能要件の概要で概説されている上位モデルに含まれることで認識されます。 デジタル記録の長期保存に関する仕様も、この部分の範囲外です。 この問題は、戦略レベルでのデジタル保存または「デジタルアーカイブ」のための専用フレームワーク内で個別に対処されるべきです。 これらのデジタル保存に関する考慮事項は、システムの寿命を超え、システムに依存しません。 これらは、具体的な移行および変換計画において戦術レベルで評価される必要があります。 ただし、必要な限り記録を保持する必要性の認識には対処する必要があり、機能要件を適用する際には潜在的な形式の陳腐化の問題も考慮する必要があります。 この部分では、デジタル記録管理システムの一連の機能要件を明確に示します。 これらの要件は、記録が作成および/または保存されたメディアに関係なく、記録に適用されます。 この要件は次のことを目的としています。 a) デジタル記録管理システムで記録を識別および管理するためのプロセスと要件を規定する。 b) デジタル記録管理システム ソフトウェアを構築、アップグレード、または購入する際に、設計仕様に含める記録管理機能を規定する。 c) 市販のデジタル記録管理システムを選択する際の記録管理機能要件を通知する。 d) 既存のデジタル記録管理システムの記録管理機能をレビューするか、そのコンプライアンスを評価する。

ISO 16175-2:2011 規範的参照

• ISO 15489-1:2001 情報および文書記録の管理パート 1: 一般原則
• ISO 16175-1:2010 情報と文書化 電子オフィス環境における文書化の原則と機能要件 パート 1: 概要と原則の表明
• ISO 23081-1:2006 情報と文書 記録管理プロセス 記録のメタデータ パート 1: 原則
• ISO 23081-2:2009 情報とドキュメント レコードのメタデータ管理 パート 2: 概念と実装の詳細。
• ISO 2788:1986 単一言語の文書シソーラスの編集および改訂に関するガイドライン
• ISO 5964:1985 書誌多言語シソーラスの編集および改訂に関するガイドライン
• ISO/TR 15801:2009 文書管理 情報の電子保存 信頼性と信頼性を確保するために推奨される実践方法。

ISO 16175-2:2011 発売履歴

• 2011 ISO 16175-2:2011 情報と文書 電子オフィス環境における記録の原則と機能要件 パート 2: デジタル記録管理システムのガイダンスと機能要件